1、原始凭证的要求
(1) 非正规发票,原则上不能报销。
(2) 原始凭证张数:单张发票按“张”计算;粘贴单上的小额发票以粘贴单张数为准。
(3) 严格控制现金支出,按《现金管理暂行条例》规定,可以支付现金的包括:工资、津贴、奖金、劳保福利、旅费、向个人收购农副产品和其他物质的价款、零星开支,除上述业务外,其他一律使用银行转账支付。
(4) 所有原始凭证需要按审批程序审批签字,原始凭证的内容必须真实、完整并与实际支出相符。借款冲账原则上是借款业务与报销业务一致,不利借甲款用于乙项,借款冲账时其原始凭证仍需按正常审批程序审批签字。
(5) 汇总填开的发票,如:试剂、办公用品等需附销货单位清单、清单应加盖出票单位公章。
(6) 各类经费的开支用途应该真实,不得以任何理由假冒用途套取现金。
(7) 严格限制出租车费用,市内乘坐出租车费用应该真实合理。
(8) 发票上的任何一栏内容均不能任意涂改,票面大小写金额应一致,金额有差错,不得更改,必须重开发票。
2、报账时需办理审批手续
(1) 各经费(包括科研经费)须由单位负责人审批签字,并经办人、证明人签字后方可报销。负责人报销时需有所在其他负责人签字。
(2) 需办理固定资产登记的业务,如:设备、家具类等,应先在资产管理处办理登记;图书类等,应先在图书馆办理登记之后方可报销。
(3) 必须按开支审批权限审批签字后方可报销。
(4) 严格控制招待费、手机费等开支,科研经费用于报销电话费、餐费等项目时,应先由科研处审批签字。
(5) 科研合作转出经费需有科研合作协议,项目评审后(成果鉴定会)需由科研处批准召开,所支付的专家评审费、接待费等需科研处签字、盖章。
(6) 工程项目(包括维修项目)费用在5000元以下的需经审计处登记备案;5000元以上的需由审计处签字盖章。
(7) 各类经费(包括科研经费,学生领取科研三助除外)的报销业务原则上应由本校教职工来财务处办理。
3、关于差旅费报账的规定
(1) 严格按照国家和省市有关文件报销差旅费,附差旅费标准。
补充:①符合乘飞机条件的人员改乘火车硬卧、硬座、普通汽车或轮船,按飞机票价、减去该航线车、船票价后,其差额数提取30%奖,必须连同车、船票一起报销。
②符合乘坐火车软席、卧铺条件的,如果改乘座位,按普快座车票价60%、特快坐位票价50%新型空调坐位车票价30%补助。
③符合乘飞机条件的人员改乘空调长途汽车、火车软座或软卧,不发奖励费。
④此标准从96年11月10日开始执行。
⑤ 火车补贴变动从96年9月1日起执行。
⑥职工市内误餐、夜班,干部培训从96年11月10日执行。
(2) 严格控制差旅费的开支,原则上不得用旅行社的发票报销差旅费。
(3)因特殊原因住宿超标准的须经学校领导特批方可报销;所有乘坐飞机的出差人员,机票必须由校长签字方可报销。
4、职工探亲旅费
(1) 职工报销探亲旅费需经本单位负责人和人事处审批后方可报销。
(2) 职工探亲一般应选乘火车硬坐或选乘汽车,职工探亲不得报销绕道路费。